Comment garder le contrôle des coûts d'impression?

En tant que chef d’entreprise ou de département, vous aimeriez autoriser vos collaborateurs à imprimer librement ce qu’ils souhaitent, comme ils le souhaitent (en couleur, en noir et blanc, en recto verso ou non etc…). Mais dans les faits cette liberté aura potentiellement un impact énorme sur les coûts directs et indirects associés à vos imprimantes. Outre le papier, votre consommation d’encre augmentera, la durée de vie de votre imprimante diminuera, vous augmenterez vos frais de maintenance et de support etc... 
Selon une étude de 2012*, un employé imprime en moyenne 60 pages par jour, soit plus de 12000 pages par an. Une simple multiplication par le nombre d’employés de votre société et vous obtenez rapidement une idée des montants en jeu. Concrètement, et toujours selon cette étude, le coût global d’impression, peut en fait monter jusqu’à 3% du profit de la société. 
Comment garder le contrôle de ces coûts ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, le déploiement d’outils de gestion des impressions vous permettra de développer une vision claire et précise des activités au niveau de la société entière, d’un département ou d’un utilisateur : qui imprime quoi ? Pour qui (quel client ? quel projet ?) sur quelle imprimante ?

Ces premières données constitueront le fondement essentiel d’une démarche d’optimisation du parc d’impression qui permettra de maintenir les coûts à leurs plus bas niveaux. D’ailleurs les recherches montrent que la mise en place de tels outils de mesure a un effet immédiat sur le nombre  d’impressions par utilisateur.


Les solutions de gestion d’impression proposent cependant de nombreuses fonctionnalités extrêmement utiles telles que la mise en place de règles d’impression (rule based printing). Cette fonctionnalité vise à imposer (avec différents degrés de liberté) des normes d’impressions soit à l’ensemble de la société, soit à des équipes de collaborateurs particuliers. Par exemple, il est possible d’imposer une configuration par défaut qui redirige automatiquement l’impression des pages web ou des e-mails vers des imprimantes noir et blanc, moins gourmandes en encre. Pour les autres types de document, il est possible de laisser le choix de l’imprimante aux utilisateurs. Une règle de re-direction automatique peut envoyer les gros travaux de plus de 15 documents vers des imprimantes dédiées, plus rapides et convenablement dimensionnées. La mise en place de telles règles peut réduire les coûts d’impression jusqu’à 25% et, à moyen terme, changer durablement les habitudes des utilisateurs.

Le Pull Printing (ou Follow Me print) est une fonctionnalité également performante puisqu’elle permet de diminuer le volume d’impressions de près de 15% et, sécurise la procédure dans le même temps. Plutôt que d’être imprimé immédiatement puis d’être (fréquemment) oublié sur la machine, le travail est suspendu jusqu’à l’authentification de l’auteur sur l’imprimante (à l’aide d’un code ou d’un badge). Cette fonctionnalité donne en fait une seconde chance de décider si oui ou non le document doit être imprimé et assure, le cas échéant, que c’est bien l’auteur qui récupère le travail. Une fonctionnalité essentielle dans les environnements où l’information traitée doit rester confidentielle.

La fonctionnalité de comptabilisation avancée (tracking) proposée par la plupart des solutions permet d’évaluer précisément et de suivre les dépenses d’impression puis de les allouer automatiquement à un dossier, un projet, un département ou un client. Une grande partie des acteurs des secteurs juridiques anglo-saxons vont plus loin en refacturant ces dépenses (cost recovery), en complément des honoraires de prestations et en remplacement des frais forfaitisés. Lorsque la solution est connectée à un ERP ou un logiciel de comptabilité, il est possible d’aller jusqu’à une automatisation complète du processus de facturation. L’imprimante multifonction se transforme alors en une source de revenu performante.

La gestion des impressions permet, au final, de revoir et de maîtriser l’ensemble de l’environnement d’impression, d’inciter les utilisateurs à modifier leurs habitudes pour réduire les coûts et l’impact environnemental. Les bénéfices sont générés presque immédiatement et sur le long terme, il n’est pas rare de constater une réduction des coûts d’impression de près de 40%.

Nila Hirani [   ]

Nikec Solutions [ www.nikecsolutions.com ]

*  IDC research 2012

Copitrak est une solution de référence dans la gestion des impressions et le recouvrement de frais (Cost Recovery), avec plus de 27 ans d'histoire. Les solutions Copitrak permettent d'améliorer de façon significative le contrôle des coûts et la refacturation. Les différents modules couvrent la copie, l'impression sécurisée, le scan vers l'email ou le DMS (document management system) avec OCR, la gestion des dépenses, les process de gestion des salles d'impression, la téléphonie... le retour sur investissement est de 100% en quelques mois. Pour plus d'informations: nikecsolutions.com.

SafeCom Smart PrintingTM est un ensemble de modules utilisés pour contrôler et optimiser les activités d'impression et de numérisation. Adaptable à toute taille d'entreprise, SafeCom SmartPrintingTM permet de réduire les coûts, et le gaspillage, d'améliorer la productivité et la sécurité et soutien les démarches écologiques. Les modules fonctionnent sur tous les types d'imprimante et de MFD.. 
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