5 défis liés au traitement de l'Information pour le secteur juridique

L’environnement de travail est en mutation, le catalyseur essentiel étant la technologie. Avec la quantité extraordinaire d’information et la multiplication des outils permettant d’y accéder (ordinateurs portables, smartphones, tablettes), les procédures encadrant les documents et leurs traitements au sein de l’entreprise doivent être gérées rigoureusement pour être gardées sous contrôle. Hormis les coûts directement liés au traitement de l’information, c’est ni plus ni moins la qualité des services de l’entreprise, donc sa compétitivité qui est en jeu.

Voici cinq défis que les acteurs du monde juridique doivent relever au quotidien.

1. Comprendre les coûts
Chaque département a-t-il un matériel bien dimensionné pour répondre à ses besoins en impression ? Combien de pages sont « abandonnées » sur l’imprimante ? Combien de fichiers sont imprimés plusieurs fois? Les coûts d’impression des documents peuvent représenter jusqu’à 3% des revenus d’une entreprise. Il est donc nécessaire d’avoir les bons outils pour en analyser les sources et optimiser les flux d’information dans leur globalité. 
Au-delà des services d’impression, c’est l’ensemble du « cycle de vie de l’information » qu’il faut comprendre et maîtriser. Comment l’information est-elle créée ? Est-elle créée par un utilisateur interne ou reçue de l’extérieur ? Les documents seront-t-ils scannés, imprimés, partagés ou / et archivés? Comprendre l’ensemble des activités autour de l’information, de manière globale, est essentiel. Cela permet de prendre des décisions d’investissements efficaces et de mettre en place des bonnes pratiques au sein de l’entreprise.

2. Rester à la pointe de l’efficacité en termes de traitement de l’information
Les clients savent que les employés des sociétés juridiques traitent chaque jours une grande quantité de fichiers, de différents formats, et exigent donc des procédures efficaces pour maintenir un haut niveau de qualité et de sécurité sur leurs dossiers. Typiquement, le temps perdu pour chercher un document mal archivé, l’omission de mises à jour importantes sur un dossier, une mauvaise gestion des versions, ne sont plus acceptables
Fax électronique, signature numérique, applications en Cloud, l’adoption des différentes technologies modifie les procédures en profondeur. Elles nécessitent cependant une évaluation rigoureuse en termes de sécurité et de compatibilité avec les politiques internes.

3. Répondre aux besoins en mobilité
Les smartphones et les tablettes changent les habitudes de travail des employés en leur permettant d’accomplir leurs tâches depuis n’importe où. Comment peut-on intégrer ces nouvelles technologies dans les procédures existantes sans perte de productivité ?
Si le document papier est toujours une partie fondamentale de l’environnement professionnel, la demande de numérisation de documents s’accroit. Elle permet un archivage plus simple, plus flexible, et le partage d’informations rapide en interne ou avec des personnes extérieures à l’entreprise. Il est donc nécessaire d’intégrer ces nouvelles technologies dans les procédures et d’adapter celles-ci aux nouvelles méthodes de travail. Ne pas le faire incite les employés à trouver des moyens alternatifs et hétérogènes pour répondre à leur besoins (par exemple, l’utilisation de plateformes de partage de documents conçues pour le grand public, sans le niveau de sécurité nécessaire).


4. Gérer le BYOD* et préserver la sécurité de l’information sensible

Si les employés travaillent de plus en plus hors du bureau, ils exigent toujours l’accès à l’information en temps réel. La tendance actuelle est le BYOD, le recours à des outils (matériels ou logiciels) personnels, ce qui pose de nouveaux problèmes en termes de sécurité. L’information sensible peut être sauvegardée et utilisée hors de l’espace contrôlé de l’entreprise. Cependant, cette dernière garde toute la responsabilité en matière de confidentialité et de sécurité et doit donc prendre les mesures adéquates pour restreindre l’accès aux documents. 


5. Mettre en place des règles et des politiques sur le traitement de l’information 
Si la technologie permet de faire des progrès significatifs, l’employé reste la clé du succès dans la durée. C’est la combinaison de ces deux éléments qui permettra à l’entreprise d’effectuer des économies substantielles dans l’environnement des impressions et de l’information. Un management proactif, qui met en place des règles et une politique claire avant d’implémenter une nouvelle technologie favorise l’adoption de cette dernière par les employés, permet de changer les mauvaises habitudes et s’assure un contrôle optimal sur le long terme.
Cependant, cela demande de la part de la direction une volonté d’améliorer les choses et donc à la fois de comprendre et d’anticiper les besoins internes, les tendances des nouvelles technologies, voire d’être les premiers à les adopter.

    
Gilles Hameury [   ]

Nikec Solutions [ www.nikecsolutions.com ]


* BYOD (Bring Your Own Device = emmener son appareil personnel) : se réfère aux employés qui apportent leurs propres appareils informatiques, tels que des smartphones, des ordinateurs portables ou tablettes, sur leur lieu de travail afin d’utiliser et de se connecter au réseau de l’entreprise.

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