… Et ce n’est que le début ! Maintenant, vous devez obtenir la validation de la personne en charge du dossier et cela peut prendre beaucoup de temps, voire remettre de nombreux éléments en question. L’époque où vous pouviez aller voir votre manager au bout du couloir et obtenir sa réponse immédiatement est révolue. Au mieux, il est en déplacement hors du bureau. Souvent, il est trop occupé à gérer d’autres cas urgents ou / et une masse d’emails envoyées par vos pairs. Et quand bien même, dans la grande majorité des cas, vous allez avoir à échanger plusieurs fois avec votre manager avant d’obtenir LA validation finale.
La relation avec votre manager, le moment et la façon que vous choisissez pour l’aborder, votre manière de communiquer, de lui « vendre » vos idées, sont les clés du succès d’un processus de validation quel qu’il soit. Cependant, la technologie permet de combler ou de faciliter certaines étapes de ce processus et ainsi, d’augmenter vos chances. La technologies ne fera jamais tout, mais en l’utilisant intelligemment, et avec une touche de psychologie, il est possible de marquer des points importants.
Voici 4 nouvelles technologies qui accélèrent le processus de validation.
La technologie de scan converti rapidement les documents papier en format électronique pour faciliter leur stockage et leur partage. C’est une évidence et même une nécessité. Les documents papiers dans un processus de validation sont inefficaces, surtout lorsque plusieurs managers doivent prendre part à la décision finale. Les formats papier ne sont pas simples à partager et bien que l'on puisse toujours les envoyer par voie postale, par coursier ou les livrer en main propre, ces moyens d’échange sont coûteux et peu pratiques.
Cette technologie n'est pas nouvelle bien entendu. Mais outre la reconnaissance des caractères (OCR) qui permet d’éditer un document scanné, les outils de numérisation peuvent également envoyer les documents automatiquement vers une boîte mails, dans un dossier sur le réseau local ou dans un système GED. Ensuite, l’utilisateur doit retrouver le document et procéder lui-même à son partage.
Les scanners d’aujourd’hui font toujours mieux. Il est possible d’automatiser les étapes entre le scan, le stockage et le partage. D’une simple pression sur le bouton du scanner, vous pouvez désormais envoyer vos documents vers une plateforme de partage en Cloud ou sur vos serveurs, pour les diffuser aux autres membres de l’équipe. C’est un gain de temps immense et cela réduit le risque d’erreurs intrinsèques aux manipulations humaines.
2. Partage de fichiers – rendre vos documents mobiles
Près de 20% de la force de travail européenne passe en moyenne 10 heures par semaine de son temps professionnel hors du bureau et 57% d’entre eux utilisent leur propre matériel informatique/technologique*. L’accessibilité aux documents, à tout moment et de n’importe où, est devenu essentielle. D’ailleurs les délais requis pour une validation sont souvent liés à la non disponibilité des décideurs. S’il n’y a qu’un seul manager chargé de la validation, cela reste gérable, mais si plusieurs personnes doivent donner leur accord, les choses peuvent rapidement tourner au cauchemar.
Les outils de partage de fichiers sont aujourd’hui monnaie courante. Effectivement, ils permettent de fournir rapidement, facilement et en sécurité (suivant les solutions), l’accès aux documents depuis n’importe quel terminal (ordinateurs, iPads, tablettes, smartphones) et à tout moment – parfait pour vos managers, qui peuvent consulter les documents à leur convenance.
Si vous envisagez de vous équiper d’une solution de ce type, assurez-vous qu’on puisse synchroniser les documents afin d’être en mesure d’identifier clairement les dernières versions de fichiers et vérifiez que le manager soit automatiquement prévenu de la disponibilité des fichiers partagés...
3. Discussions autour de documents - facilitez la communication et les échanges
Le processus d’approbation ressemble beaucoup à celui de la vente. Dès lors, si vous n’êtes pas en face de votre manager pour expliquer votre logique, comment faire pour soutenir votre argumentation ?
Il existe des solutions qui permettent aujourd’hui d’annoter, de commenter le dossier et qui inversement, permettent à votre manager de réviser, surligner le document et également d’ajouter des notes ou de répondre aux commentaires. Certains outils vont jusqu’à permettre d’ouvrir des fils de discussion entre les participants. Non seulement cela fluidifie la communication, cela permet également de garder l’historique des modifications et des explications pour avoir les éléments qui ont conduit à la version finale du document et comprendre la logique de certaines décisions. Des informations desquelles il est possible de tirer des leçons pour être plus efficace à l’avenir.
4. Organisation – garder l’accès à tous les fichiers pertinents
Dans le processus de validation, le manager peut avoir des questions complémentaires sur le dossier qu’il doit approuver. Il est important de pouvoir y répondre rapidement. Votre efficacité va alors dépendre de votre capacité à retrouver les fichiers originaux répondant à la question, donc à votre façon d’archiver et d’organiser l’ensemble des documents qui ont contribué à la version finale du dossier.
De nouvelles technologies permettent maintenant de regrouper toutes sortes de documents (bureautique, videos, e-mail, pdf…) dans un seul et unique fichier. En d’autres termes, tous vos documents (y compris la version finale et les précédentes, les brouillons, le cahier des charges…) sont dans un seul et unique endroit donc facilement accessibles. Cette technologie reproduit les classeurs à anneaux classiques de manière à pouvoir organiser différentes sections et les feuilleter comme dans un classeur physique. Une fonction de recherche par mot clé est naturellement indispensable pour trouver le document qui vous permettra de répondre à votre manager rapidement. D’autre part, la possibilité d’éditer, d’annoter ou de surligner les documents permet de répondre "à distance" aux questions posées.
Dans l’ensemble ces outils font gagner un temps significatif et sont particulièrement pratiques dans un tel contexte.
Gérer des dossiers complexes, et conduire le processus de validation associé, reviennent souvent à jongler avec de nombreux éléments (contenu, calendrier etc…). Les nouvelles technologies sont là pour aider. Au minimum, elles placent les documents devant le manager au bon moment. Elles leur permettent également de consulter le dossier lors de déplacement, à leur convenance et lorsqu’il s’agit de communiquer des idées, elles facilitent les échanges.
Cependant, une chose que les nouvelles technologies ne peuvent pas faire, c’est établir et comprendre les relations humaines. Pour cela, il vous faut confronter votre manager, comprendre sa façon de fonctionner, et trouver les meilleures approches pour pousser vos idées. Une fois ce travail effectué, la technologie est suffisamment flexible pour s’adapter à tous les cas possibles.
Nila Hirani [
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