Le travail collaboratif fait évoluer le monde des affaires de plus en plus rapidement. Les outils de partage de fichiers permettent entre autre de soutenir les interactions entre les collaborateurs, avec les prospects ou les clients, de raccourcir les cycles de vente, de réduire l’empreinte carbone.
Il n’y a probablement jamais eu un choix aussi large de solutions mais toutes ne sont pas équivalentes. Choisir la bonne solution n’est pas simple et il y a de nombreuses questions à se poser.
Voici 6 questions essentielles qu’il vous faut poser, avant de finaliser votre choix.
Il n’y a probablement jamais eu un choix aussi large de solutions mais toutes ne sont pas équivalentes. Choisir la bonne solution n’est pas simple et il y a de nombreuses questions à se poser.
Voici 6 questions essentielles qu’il vous faut poser, avant de finaliser votre choix.
| Mais commençons par le commencement, tout outil de partage de fichiers “sérieux” vous permet de bénéficier :
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Mais cela n’en fait pas pour autant un outil de travail collaboratif à valeur ajoutée ni une solution professionnelle. Pour affiner votre choix, réduire le nombre de solutions potentiellement utilisables dans votre société, obtenez des réponses concrètes à ces 6 questions essentielles.
- Le serveur de stockage est-il sécurisé ?
- Le serveur est-il localisé dans un espace géographique sûr ? (référence aux législations locales de l’accès à l’information)
- Vos procédures existantes devront-elles s’adapter à la solution de partage ?
- Le système permet-il réellement le travail collaboratif et soutient-il les interactions entre les différents intervenants ?
- L’application est-elle simple et intuitive à l’utilisation ? Aurez-vous besoin d’être formé ?
- De quel contrôle, quelle visibilité, disposez-vous sur l’activité autour de vos fichiers ?
1. Le serveur de stockage est-il sécurisé ?
Fiabilité et sécurité sont des éléments incontournables, à ne pas négliger. Cela commence par le cryptage SSL des données transférées entre le serveur et les terminaux (ordinateurs, iPad…) ET des données stockées sur les serveurs. Deux exigences basiques mais indispensables, même si vous n’échangez pas de fichiers sensibles.
Ensuite, cela dépend plus de la nature de vos fichiers. Lors du choix du fournisseur, ayez une préférence pour le prestataire capable de faire évoluer le niveau de sécurité appliqué vers des niveaux plus élevés, tel que le double cryptage, voire le niveau militaire si c’est ce dont vous avez besoin. Bien entendu, un coût additionnel est à prévoir pour accéder à de tels niveaux de sécurité, mais au moins disposerez-vous des options nécessaires et des moyens pour prendre la bonne décision au moment opportun.
Au niveau du datacenter (où se trouvent les serveurs), vous devriez toujours chercher une solution accréditée, à minima, ISO 27001. Cette accréditation spécifie formellement des règles de gestion de la sécurité de l’information, ainsi que les possibilités de cryptages multi-niveaux et le service de sauvegarde (backup).
Ensuite, cela dépend plus de la nature de vos fichiers. Lors du choix du fournisseur, ayez une préférence pour le prestataire capable de faire évoluer le niveau de sécurité appliqué vers des niveaux plus élevés, tel que le double cryptage, voire le niveau militaire si c’est ce dont vous avez besoin. Bien entendu, un coût additionnel est à prévoir pour accéder à de tels niveaux de sécurité, mais au moins disposerez-vous des options nécessaires et des moyens pour prendre la bonne décision au moment opportun.
Au niveau du datacenter (où se trouvent les serveurs), vous devriez toujours chercher une solution accréditée, à minima, ISO 27001. Cette accréditation spécifie formellement des règles de gestion de la sécurité de l’information, ainsi que les possibilités de cryptages multi-niveaux et le service de sauvegarde (backup).
Il est peu probable qu’une solution gratuite de partage offre, ne serait-ce qu’en partie, les caractéristiques précédemment citées. Une solution payante fournie par une entreprise qui facture ses services a plus de chances d’être une solution solide et répondant à des besoins d’utilisateurs professionnels, en termes de fiabilité, de flexibilité et de résilience. De plus, un outil payant intègre typiquement un support informatique avec une accréditation de niveau de services (SLA).
2. Le serveur est-il localisé dans un espace géographique sûr ? (références aux législations locales de l’accès à l’information numérique)
Lorsque vous partagez des documents avec vos clients, vous devez exiger la transparence totale sur l'emplacement de stockage "physique" de vos fichiers. Sont-ils au Royaume-Uni ? En France ? Aux Etats-Unis ? En Asie ? Chaque pays a son propre règlement pour la protection de données.
Aux Etats-Unis par exemple, le Patriot Act permet au gouvernement d’accéder aux données sur un serveur si elles sont considérées (objectivement ou subjectivement) comme sensibles.
Lorsque vous choisissez votre plateforme de partage de fichiers, demandez toujours où sont physiquement stockées vos données et sous quelle réglementation juridique locale l’infrastructure opère.
Si vous devez traiter des contenus hautement confidentiels ou sensibles, il est fortement conseillé de s’appuyer sur un avis juridique local.
Aux Etats-Unis par exemple, le Patriot Act permet au gouvernement d’accéder aux données sur un serveur si elles sont considérées (objectivement ou subjectivement) comme sensibles.
Lorsque vous choisissez votre plateforme de partage de fichiers, demandez toujours où sont physiquement stockées vos données et sous quelle réglementation juridique locale l’infrastructure opère.
Si vous devez traiter des contenus hautement confidentiels ou sensibles, il est fortement conseillé de s’appuyer sur un avis juridique local.
3. Vos procédures existantes devront-elles s’adapter à la solution de partage ?
Un nouveau système qui impose une manière de travailler très différente ou qui ajoute de nouvelles contraintes pour le personnel sera difficilement adopté en interne. Cependant, si l’outil est intuitif, simple et facile à prendre en main, et s'intègre dans les workflow existants, le personnel commencera volontiers à l’utiliser pro activement.
Par exemple, vous pouvez vouloir vérifier que la solution de partage puisse (en natif ou potentiellement) se connecter à votre système de GED (Gestion Electronique de Documents) et éventuellement puisse interagir avec les systèmes de production comme des scanners ou imprimantes. Aucune solution ne peut répondre à tous les besoins possibles, néanmoins, il est relativement simple d’évaluer l’évolutivité de la solution, sa « road map », l’influence que vous pourriez, en tant que client, avoir sur celle-ci et son degré d’adaptation à vos besoins opérationnels.
Le partage de fichiers se fait très bien via ordinateurs fixes ou portables, mais les outils mobiles font partie du quotidien. La solution fonctionnera-t-elle sur l’Ipad ou sur d’autres dispositifs mobiles ? Si oui, la solution permet-elle d’en bloquer l’accès (voire d’effacer les informations téléchargées sur l’outil) à distance, de manière à préserver la confidentialité des données en cas de perte ou de vol ?
Par exemple, vous pouvez vouloir vérifier que la solution de partage puisse (en natif ou potentiellement) se connecter à votre système de GED (Gestion Electronique de Documents) et éventuellement puisse interagir avec les systèmes de production comme des scanners ou imprimantes. Aucune solution ne peut répondre à tous les besoins possibles, néanmoins, il est relativement simple d’évaluer l’évolutivité de la solution, sa « road map », l’influence que vous pourriez, en tant que client, avoir sur celle-ci et son degré d’adaptation à vos besoins opérationnels.
Le partage de fichiers se fait très bien via ordinateurs fixes ou portables, mais les outils mobiles font partie du quotidien. La solution fonctionnera-t-elle sur l’Ipad ou sur d’autres dispositifs mobiles ? Si oui, la solution permet-elle d’en bloquer l’accès (voire d’effacer les informations téléchargées sur l’outil) à distance, de manière à préserver la confidentialité des données en cas de perte ou de vol ?
4. Le système permet-il réellement le travail collaboratif et soutient-il les interactions entre collaborateurs?
Il y a une grande différence entre une solution qui vous permet seulement d'envoyer un fichier à une autre personne et une solution qui permet de laisser des commentaires, de discuter autour d’un fichier voire d’annoter les documents.
Une solution professionnelle, avec une réelle valeur ajoutée, doit permettre d’inviter une autre personne, un collègue, un prospect ou un client, à consulter un ou plusieurs documents ou un dossier complet, d’enregistrer des notes, et de créer un groupe de travail autour d’un des documents ou dossiers partagés. Des notifications devraient être envoyées après chaque modification ou mise à jour documentaire, améliorant ainsi les workflows, l’interaction, la réactivité et l’avancée du projet commun.
Une solution professionnelle, avec une réelle valeur ajoutée, doit permettre d’inviter une autre personne, un collègue, un prospect ou un client, à consulter un ou plusieurs documents ou un dossier complet, d’enregistrer des notes, et de créer un groupe de travail autour d’un des documents ou dossiers partagés. Des notifications devraient être envoyées après chaque modification ou mise à jour documentaire, améliorant ainsi les workflows, l’interaction, la réactivité et l’avancée du projet commun.
5. L’application est-elle simple et intuitive à l’utilisation ? Aurez-vous besoin d’être formé ?
Les applications modernes, dont la finalité est simple, qui nécessitent plus de deux heures de formation pour les utilisateurs finaux ont peu de chance d’être adoptées rapidement. Ces formations, si elles ont lieu, doivent se concentrer plus sur ce que l’application peut ou ne peut pas faire, plutôt que sur comment l’application doit être utilisée. En effet, du point de vue de l’utilisateur, une solution de partage de fichiers est un « petit » outil, un moyen simple qui améliore le quotidien avec un impact minimal sur les habitudes.
Abordez le sujet du partage de fichiers comme tel et n’y passez pas trop de temps. Si les bénéfices d'une bonne solution sont incontestables, nous ne sommes pas forcément sur un sujet structurel ou hautement stratégique tels que peuvent l'être une solution CRM our GED par exemple.
Cependant ne négligez rien, et lorsque vous procédez à la sélection d’une solution, évaluez l’interface graphique des utilisateurs (GUI). L’outil doit être clair, intuitif, simple. Ce sera essentiel pour soutenir l’adoption à travers l’entreprise (voire les clients et les partenaires), et pour son utilisation sur le long terme.
Abordez le sujet du partage de fichiers comme tel et n’y passez pas trop de temps. Si les bénéfices d'une bonne solution sont incontestables, nous ne sommes pas forcément sur un sujet structurel ou hautement stratégique tels que peuvent l'être une solution CRM our GED par exemple.
Cependant ne négligez rien, et lorsque vous procédez à la sélection d’une solution, évaluez l’interface graphique des utilisateurs (GUI). L’outil doit être clair, intuitif, simple. Ce sera essentiel pour soutenir l’adoption à travers l’entreprise (voire les clients et les partenaires), et pour son utilisation sur le long terme.
6. De quel contrôle et visibilité disposez-vous sur l’activité de partage de fichiers ?
Le contrôle de l’accès aux fichiers (tant en termes de fréquence de consultation que par personne) est primordial lorsque l'on gère les processus de traitement de documents ou quand une politique de gestion des fichiers est mise en place.
Contrairement aux emails et aux systèmes FTP, une bonne solution professionnelle de partage doit intégrer la possibilité pour l’expéditeur ou l’administrateur, de gérer les fichiers après qu’ils aient été envoyés. D’autre part, l’administrateur doit être en mesure d’établir des règles de partage, de décider de rendre disponible un document uniquement pendant une période limitée, d’effacer un fichier sensible d’un iPad à distance, ou encore de contrôler dans le détail l’activité autour d’un fichier dans un rapport clair et complet.
De telles options ajoutent une nouvelle couche de sécurité dans le partage des fichiers de l’entreprise et minimisent le risque d’intrusion ou d’accès non autorisé aux données.
Contrairement aux emails et aux systèmes FTP, une bonne solution professionnelle de partage doit intégrer la possibilité pour l’expéditeur ou l’administrateur, de gérer les fichiers après qu’ils aient été envoyés. D’autre part, l’administrateur doit être en mesure d’établir des règles de partage, de décider de rendre disponible un document uniquement pendant une période limitée, d’effacer un fichier sensible d’un iPad à distance, ou encore de contrôler dans le détail l’activité autour d’un fichier dans un rapport clair et complet.
De telles options ajoutent une nouvelle couche de sécurité dans le partage des fichiers de l’entreprise et minimisent le risque d’intrusion ou d’accès non autorisé aux données.
Conclusion
Si vous partagez bien plus que vos photos de vacances, il est recommandé de chercher une solution de partage de fichiers exclusivement destinée aux professionnels, c’est-à-dire une solution offrant un Cloud sécurisé, ou l’option sur site (on premise). Une telle solution place la sécurisation des documents et de leurs transferts en première place de la liste des priorités dès la première ligne de code.
Un tel outil se différenciera également par sa flexibilité, sa capacité d’adaptation à vos objectifs, ainsi que par la plus-value qu’il apportera à vos processus organisationnels.
Un tel outil se différenciera également par sa flexibilité, sa capacité d’adaptation à vos objectifs, ainsi que par la plus-value qu’il apportera à vos processus organisationnels.
Gilles Hameury [
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Nikec Docstore est une application conçue pour les professionnels qui permet le stockage de tous types de fichiers, leur accès permanent depuis un ordinateur ou un iPad, et leur partage avec des collègues ou des clients autorisés.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter : www.docstorepro.com
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